Responsable Administratif Immobilier

Introduction

SmartUnit NV est un investisseur immobilier en pleine croissance, spécialisé dans l’immobilier semi-industriel en Belgique. Depuis notre bureau situé à Aartselaar, nous gérons 15 sites loués à plus de 150 entreprises. Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Real Estate Administration Manager hands-on, qui contribuera à la gestion administrative, opérationnelle et technique de notre portefeuille immobilier ainsi qu’à sa professionnalisation continue.

Votre rôle

En étroite collaboration avec le Property Manager et les autres collègues de SmartUnit, vous assurez le suivi fluide et rigoureux de notre portefeuille immobilier. Vous êtes en contact avec des partenaires externes, fournisseurs, entrepreneurs et locataires, et veillez à une gestion correcte, efficace et professionnelle.

Vous travaillez principalement depuis notre bureau à Aartselaar, avec des déplacements occasionnels vers nos différents sites.

En tant que Real Estate Administration Manager, vous êtes une personne polyvalente sur le plan administratif, combinant précision, sens de l’organisation, approche pratique et esprit orienté solutions.

Vos responsabilités

Administration du portefeuille et des contrats

• Gérer, structurer et tenir à jour la documentation immobilière et contractuelle
• Enregistrer et assurer le suivi des baux, modifications contractuelles, prolongations, résiliations et changements de locataires
• Gérer les garanties bancaires, cautions, états des lieux, réceptions et documents de reprise en cas de location ou de vente
• Assurer le suivi administratif des contrôles, sinistres, dossiers d’assurance, vacances locatives, précompte immobilier et refacturations

Gestion technique et maintenance

• Établir et suivre les plannings de maintenance par site
• Coordonner les réparations, interventions, signalements techniques et arrangements pratiques avec les locataires, fournisseurs et entrepreneurs
• Suivre le traitement des sinistres en concertation avec le courtier en assurances
• Organiser et assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective
• Définir les priorités des interventions techniques en fonction de l’urgence, de l’impact et du budget

Charges communes, budgétisation et contrôle des coûts

• Suivre les provisions, décomptes et refacturations des charges communes en concertation avec le Finance Manager
• Collecter, contrôler et structurer les informations relatives aux coûts afin d’assurer des décomptes corrects
• Soutenir les appels d’offres et le suivi des contrats de maintenance et travaux de réparation
• Contrôler les budgets de maintenance et vérifier le contenu des factures fournisseurs

Relations locataires et suivi opérationnel

• Être le premier point de contact des locataires pour les questions pratiques, administratives et techniques
• Traiter et assurer le suivi des plaintes, signalements et problèmes techniques
• Veiller à un retour d’information rapide, un suivi correct et la satisfaction des locataires
• Coordonner les rendez-vous liés aux travaux, accès, états des lieux, interventions et réceptions

Collaboration interne et optimisation des processus

• Coordonner les tâches liées à la gestion immobilière et assurer le suivi des délais
• Contribuer à l’amélioration des processus et des outils internes de gestion
• Participer à la professionnalisation continue de l’administration immobilière et du fonctionnement opérationnel

Votre profil

• 3 à 5 ans d’expérience en administration, property management, gestion immobilière, secteur de la construction ou environnement similaire
• Bachelier en immobilier, gestion d’entreprise ou autre orientation pertinente
• Solides compétences organisationnelles et administratives
• Bonne maîtrise d’Excel et des outils digitaux
• Intérêt pour l’immobilier et la gestion technico-opérationnelle
• Méthode de travail précise, structurée et fiable
• Mentalité proactive, pratique et orientée solutions
• Bonnes compétences en communication avec les locataires, fournisseurs et parties prenantes internes
• Capacité à travailler de manière autonome, avec le sens de la collaboration et des priorités

Compétences

• Solide capacité administrative et sens du détail
• Organisation et structure
• Esprit analytique et conscience des coûts
• Proactivité et orientation solutions
• Communication professionnelle
• Approche hands-on et orientée résultats
• Autonomie, responsabilité et discrétion

Nous offrons

• Un rôle clé au sein d’un portefeuille immobilier en pleine croissance
• Une fonction variée avec un impact sur l’administration, la gestion technique, les relations locataires et les processus internes
• Un environnement de travail agréable
• Une équipe jeune et dynamique avec des lignes de décision courtes
• Beaucoup d’autonomie, de responsabilités et de place pour l’initiative
• Un environnement hands-on axé sur l’efficacité et les résultats
• Un package salarial conforme au marché et attractif, incluant une voiture de société et des avantages extralégaux
• La possibilité d’évoluer avec l’organisation