Real Estate Administration Manager

SmartUnit NV is een groeiende vastgoedinvesteerder gespecialiseerd in semi-industrieel vastgoed in België. Vanuit ons kantoor in Aartselaar beheren wij 15 sites die verhuurd worden aan meer dan 150 bedrijven. Om ons team te versterken zoeken wij een hands-on Real Estate Administration Manager die mee instaat voor het beheer en de verdere professionalisering van onze vastgoedportefeuille.

Jouw rol

In nauwe samenwerking met de Property Manager en collega’s binnen SmartUnit zorg je voor een vlotte administratieve, operationele en technische opvolging van onze vastgoedportefeuille en sta je in contact met externe partners, leveranciers en huurders. Je werkt hoofdzakelijk op kantoor met occasioneel verplaatsingen naar de gebouwen.

Als Real Estate Administration Manager ben je een administratieve duizendpoot die nauwkeurigheid combineert met organisatorisch talent en een praktische, oplossingsgerichte aanpak.

Jouw verantwoordelijkheden

Portfolio- en contractadministratie

• Beheren en structureren van vastgoed- en contractdocumentatie
• Registreren en opvolgen van huurovereenkomsten, contractaanpassingen, verlengingen, opzeggingen en huurderswissels
• Beheren van bankgaranties, waarborgen, plaatsbeschrijvingen, opleveringen en overnamedocumenten bij verhuur of verkoop
• Administratief opvolgen van keuringen, schadegevallen, verzekeringsdossiers, leegstand, onroerende voorheffing en terugvorderingen

Technisch beheer en onderhoud

• Opstellen en opvolgen van onderhoudsplanningen per site
• Coördineren van herstellingen, interventies, technische meldingen en praktische afspraken met huurders, leveranciers en aannemers
• De afwikkeling van schadegevallen in overleg met onze verzekeringsmakelaar
• Organiseren en opvolgen van preventief en correctief onderhoud
• Prioriteiten stellen van technische interventies op basis van urgentie, impact en budget

Service charges, budgettering en kostencontrole

• Opvolgen van provisies, afrekeningen en doorrekeningen van gemeenschappelijke kosten in overleg met Finance Manager
• Verzamelen, controleren en structureren van kosteninformatie voor correcte afrekeningen in overleg met Finance Manager
• Ondersteunen bij aanbesteding en opvolging van onderhoudscontracten en herstellingswerken
• Bewaken van onderhoudsbudgetten en inhoudelijk controleren van leveranciersfacturen

Huurdersrelaties en operationele opvolging

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor huurders bij praktische, administratieve en technische vragen
• Behandelen en opvolgen van klachten, meldingen en technische issues
• Bewaken van tijdige terugkoppeling, correcte opvolging en huurderstevredenheid
• Coördineren van afspraken rond werken, toegang, plaatsbeschrijvingen, interventies en opleveringen

Interne samenwerking en procesoptimalisatie

• Coördineren van property-gerelateerde taken en opvolgen van deadlines
• Meedenken over efficiëntere processen interne beheertools

Jouw profiel

• 3 tot 5 jaar ervaring in administratie, property management, vastgoedbeheer, bouwsector of een gelijkaardige omgeving
• Bachelor in vastgoed, bedrijfsmanagement of andere bachelor afstudeerrichting
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Goede kennis van Excel en digitale tools
• Interesse in vastgoed en technisch-operationeel beheer
• Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze
• Oplossingsgerichte, proactieve en hands-on mentaliteit
• Goede communicatievaardigheden in contact met huurders, leveranciers en interne stakeholders
• Zelfstandig kunnen werken, met oog voor samenwerking en prioriteiten

Competenties

• Administratief sterk en nauwkeurig
• Organisatorisch en gestructureerd
• Analytisch en kostenbewust
• Proactief en oplossingsgericht
• Communicatief en professioneel
• Hands-on en resultaatgericht
• Zelfstandig, verantwoordelijk en discreet

Wij bieden

• Een sleutelrol binnen een groeiende vastgoedportefeuille
• Een brede functie met impact op administratie, technisch beheer, huurdersrelaties en interne processen
• Een aangename bedrijfsomgeving
• Een jong en dynamisch team met korte beslissingslijnen
• Veel autonomie, verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief
• Een hands-on werkomgeving met focus op efficiëntie en resultaat
• Een marktconform en aantrekkelijk loonpakket, inclusief firmawagen en extralegale voordelen
• De mogelijkheid om mee te groeien met de organisatie