Real Estate Administration Manager

Introductie

SmartUnit NV is een groeiende vastgoedspeler gespecialiseerd in semi-industrieel vastgoed in België. Vanuit ons kantoor in Aartselaar beheren wij een portefeuille van verschillende sites die verhuurd worden aan meer dan 150 bedrijven.

Om ons team te versterken zoeken wij een hands-on Real Estate Administration Manager die mee zal instaan voor het beheer en de verdere professionalisering van onze vastgoedportefeuille.

Jouw rol

Als Real Estate Administration Manager combineer je administratieve nauwkeurigheid, financieel inzicht en organisatorisch talent. Je ondersteunt zowel het commerciële, operationele als financiële beheer van de portefeuille en werkt nauw samen met management, externe partners en huurders.

Jouw verantwoordelijkheden

Portfolio administratie

• Beheren en structureren van digitale vastgoed- en contractdocumentatie
• Opzetten en optimaliseren van interne beheertools
• Opstellen en onderhouden van standaarddocumenten en templates
• Administratieve verwerking van keuringen, schadegevallen en verzekeringsdossiers
• Indienen en opvolgen van subsidies en fiscale bezwaarschriften
• Opmaken van rapporteringen voor het management en de Raad van Bestuur
• Aanleveren van informatie aan externe partners (o.a. taxateurs, auditors, banken)

Commercieel beheer

• Registratie en opvolging van huurovereenkomsten
• Beheer van bankgaranties en waarborgen
• Opvolging van plaatsbeschrijvingen en opleveringen
• Ondersteuning bij commerciële dossiers

Finance & Reporting

• Opmaken en verzenden van huur- en kostenfacturatie
• Opvolgen van huurindexaties 
• Debiteurenbeheer en opvolging van betalingen
• Voorbereiden van betalingen
• Ondersteunen van de IFRS-boekhouding van verschillende groepsvennootschappen

Jouw profiel

• Bachelor in vastgoed, finance, accountancy of bedrijfsmanagement
• 3-5 jaar ervaring in vastgoedadministratie, property management of finance
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Goede kennis van Excel en digitale tools
• Interesse in vastgoed en financiële processen
• Je werkt nauwkeuring en gestructureerd, maar denkt oplossingsgericht

Competenties

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Analytisch en cijfermatig inzicht
• Proactieve en hands-on mentaliteit
• Goede communicatievaardigheden
• Zelfstandig en gestructureerd kunnen werken

Wij bieden

• Een sleutelrol binnen een groeiende vastgoedportefeuille
• Een jong en dynamisch team met korte beslissingslijnen
• Veel autonomie en verantwoordelijkheid
• Een hands-on werkomgeving met focus op resultaat
• Marktconform loonpakket aangevuld met extralegale voordelen
• Mogelijkheid om mee te groeien met de organisatie